Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in Kludo, auf der Website und in der App:

Wenn du die Website oder die App aufrufst, verarbeitet unser Hosting-Dienstleister technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse sowie Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seiten auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir werten diese Protokolle nicht für Statistiken aus und bilden keine Profile.

Für dein Konto speichern wir deine E-Mail-Adresse, dein Passwort (nur als Hash beim Anmeldedienst), freiwillig deinen Vornamen und ein Profilbild sowie deine Einstellungen wie Sprache, Darstellung und Erinnerungen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ohne E-Mail-Adresse können wir kein Konto anlegen.

Wählst du ein neues Passwort, prüft Kludo es gegen bekannte Datenlecks (Dienst „Have I Been Pwned“). Der Dienst erfährt dabei nur die ersten fünf Zeichen eines Hash-Werts, nie das Passwort selbst.

Schaltest du die Zwei-Faktor-Anmeldung ein, speichert der Anmeldedienst den geheimen Schlüssel für deine Authenticator-App. Deine Wiederherstellungscodes speichern wir nur als Hash.

Kludo speichert die Dokumente, Fotos und Dateien, die du hochlädst oder scannst, und was die App daraus erkennt: Titel, Absender, Zusammenfassung, Eckdaten und Text. Dazu kommen deine Ordner, Fristen, Notizen, persönlichen Daten wie Steuer-ID oder IBAN und deine Chats mit Kludo AI. Zweck ist, deine Unterlagen zu ordnen, durchsuchbar zu machen und dich an Fristen zu erinnern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Texterkennung beim Scannen läuft auf deinem Gerät.

Deine Dokumente können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, zum Beispiel Gesundheitsdaten in Arztbriefen oder die Religionszugehörigkeit auf einer Gehaltsabrechnung. Solche Daten verarbeiten wir nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Du gibst sie bei der Registrierung oder beim ersten Öffnen der App. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, per E-Mail an uns oder indem du dein Konto löschst. Was bis dahin verarbeitet wurde, bleibt rechtmäßig.

Datenbank und Dateien liegen bei Supabase in Frankfurt am Main, die App läuft bei Vercel in der Region Frankfurt. Inhalte wie Dokumente, Titel, Texte, Fristen, Notizen, persönliche Daten und Chats verschlüsseln wir mit einem eigenen Schlüssel für dein Konto (AES-256). Dieser Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank und wird nur für deine Anfragen geöffnet. Für Analyse, Suche und Kludo AI entschlüsselt der Server deine Inhalte kurz im Arbeitsspeicher.

Nicht verschlüsselt sind deine E-Mail-Adresse, dein Vorname und technische Angaben wie Daten, Fälligkeiten, Status und Dateigrößen, weil Kludo sie zum Sortieren und für Erinnerungen braucht. Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS).

Lädst du ein Dokument hoch, analysiert Kludo es mit KI: Titel, Zusammenfassung, Eckdaten, Fristen und ein Ordnervorschlag. Kludo AI beantwortet deine Fragen zu deinen Dokumenten. Dafür senden wir den Inhalt des Dokuments bzw. die für deine Frage nötigen Inhalte an Anthropic in den USA. Anthropic verarbeitet sie in unserem Auftrag und nutzt sie nicht zum Training seiner Modelle. Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag, für besondere Daten deine Einwilligung (siehe oben).

Die KI macht nur Vorschläge. Fristen, Ordner und Änderungen aus dem Chat übernimmt Kludo erst, wenn du sie bestätigst. Eine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Bestätigungs-, Sicherheits- und Erinnerungs-Mails verschicken wir über Resend, mit Versand aus Irland (EU). Erinnerungen enthalten bewusst keine Titel oder Inhalte, nur die Anzahl und das Datum der nächsten Frist. Erinnerungs-Mails schaltest du in den Einstellungen aus. Wählst du dafür eine andere Adresse, gilt sie erst nach dem Bestätigungslink (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Abonnierst du deine Fristen in einer Kalender-App, erzeugt Kludo einen privaten Link. Darüber ruft deine Kalender-App Titel und Datum deiner offenen Fristen ab. Beim Anbieter deiner Kalender-App, etwa Google, Apple oder Microsoft, liegen sie dann unverschlüsselt und nach dessen Bedingungen. Den Link kannst du jederzeit erneuern oder entfernen.

Schreibst du uns über das Kontaktformular oder per E-Mail, verarbeiten wir deine Angaben, um dir zu antworten: Art des Anliegens, Gerät, Betreff, Nachricht, deine E-Mail-Adresse und freiwillig deinen Namen. Bist du auf demselben Gerät bei Kludo angemeldet, hängen wir deine Konto-ID an, damit wir dein Konto finden. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags bzw. unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Das Formular schickt deine Nachricht über unseren E-Mail-Dienstleister an unser Support-Postfach bei IONOS in Deutschland. Wir löschen Anfragen, wenn sie erledigt sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Schick uns bitte keine Passwörter, Kontonummern oder Dokumentinhalte.

Kludo setzt nur technisch notwendige Cookies, die dich angemeldet halten. Im Speicher deines Browsers merkt sich Kludo außerdem Einstellungen wie die Darstellung, ausgeblendete Hinweise und die zuletzt auf diesem Gerät genutzten Konten (E-Mail, Name und kleines Profilbild) für „Konto wechseln“. Das ist für die von dir gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir nutzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Dienste, die dein Verhalten auswerten.

Wir verkaufen deine Daten nicht und geben sie nicht für Werbung weiter. Diese Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO):

• Supabase: Datenbank, Dateien und Anmeldung, Rechenzentrum in Frankfurt am Main
• Vercel: App-Server in Frankfurt am Main, Auslieferung der Website über ein weltweites Netzwerk
• Anthropic: KI-Analyse und Kludo AI, Verarbeitung in den USA
• Resend: E-Mail-Versand aus Irland
• IONOS: E-Mail-Postfächer für Kontakt und Support, Rechenzentren in Deutschland

Einige dieser Unternehmen haben ihren Sitz in den USA. Für Übermittlungen in die USA bestehen geeignete Garantien: EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter danach zertifiziert ist (Art. 44 ff. DSGVO).

Wir speichern deine Daten, solange du dein Konto hast. Löschst du ein Dokument, entfernt Kludo Datei, Vorschau und Daten sofort. Löschst du dein Konto in den Einstellungen, löschen wir alle Dateien, alle Daten und deinen Schlüssel. Uploads, die nie fertig wurden, entfernt Kludo spätestens nach einem Tag. Sicherungskopien beim Datenbank-Dienstleister laufen nach ihrer Aufbewahrungsfrist ab.

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Alle deine Daten kannst du jederzeit in den Einstellungen als ZIP-Datei herunterladen. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du widersprechen (Art. 21), eine Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Schreib uns dafür einfach eine E-Mail.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa in deinem Bundesland oder an unserem Sitz.

Ändert sich etwas an Kludo, passen wir diese Erklärung an. Über wesentliche Änderungen, etwa einen neuen Dienstleister, informieren wir dich in der App.